In un mondo sempre più globalizzato, l’autenticazione dei documenti è diventata essenziale per garantire la validità e la legalità dei documenti in ambito internazionale. Uno strumento fondamentale in questo processo è l’Apostille dell’Aia, una procedura standardizzata che semplifica la convalida dei documenti emessi in un Paese per essere utilizzati in un altro.

Che cos’è l’Apostille dell’Aia?

L’Apostille dell’Aia è un metodo internazionale per certificare l’autenticità dei documenti pubblici. Questo sistema è disciplinato dalla Convenzione dell’Aia che abolisce l’obbligo di legalizzazione per i documenti. L’obiettivo principale di questa convenzione è quello di semplificare il processo di autenticazione dei documenti per il loro riconoscimento nei Paesi stranieri ed eliminare la necessità di legalizzare più volte i documenti, promuovendo l’efficienza nel riconoscimento dei documenti a livello internazionale. Prima della Convenzione Apostille, per convalidare un documento all’estero era necessario sottoporlo a un processo di legalizzazione che prevedeva l’intervento di diverse autorità. Con l’applicazione dell’Apostille dell’Aia, questo processo si riduce a un semplice timbro che certifica l’autenticità del documento.

NOTA PER I CITTADINI DELL’UE: Come spiegato in un articolo dedicato, le autorità pubbliche dei Paesi membri dell’Unione Europea consentono il rilascio di certificati in formato “plurilingue” (o “multilingue“), che in molti casi esonera dalla successiva necessità di fornire una traduzione giurata della documentazione.

Come si usa l’Apostille dell’Aia?

La procedura per ottenere l’Apostille dell’Aia varia a seconda del Paese che rilascia il documento. In generale, il processo prevede le seguenti fasi:

– Verifica del documento:

Il documento deve essere originale e rilasciato da un’autorità pubblica, come un’agenzia governativa, un notaio o un registro civile.

– Autenticazione notarile del documento:

Il documento deve essere autenticato da un notaio o da un’autorità competente del Paese di emissione.

– Ottenimento dell’Apostille:

Una volta autenticato, il documento viene presentato all’autorità competente per il rilascio dell’Apostille. Tale autorità può variare da giurisdizione a giurisdizione e di solito è designata dal governo del Paese.

– Sigillo dell’Apostille:

L’autorità rilascia l’Apostille, che è un sigillo speciale attaccato al documento. Questo sigillo certifica l’autenticità della firma del notaio e quindi del documento.

Molti Paesi hanno aderito a questa Convenzione, semplificando le procedure per mittenti e destinatari. L’articolo stabilisce che la legalizzazione non è necessaria per il riconoscimento reciproco dei documenti tra gli Stati membri, ma è richiesto un timbro o un’apostille.

Elenco dei Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia sono:

Albania, Germania, Andorra, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaigian, Bielorussia, Belgio, Bosnia-Erzegovina, Brasile, Bulgaria, Bolivia, Cile, Cipro, Colombia, Corea del Sud, Costa Rica, Croazia, Danimarca, Ecuador, El Salvador, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Stati Uniti, Estonia, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Guatemala, Honduras, Ungheria, India, Irlanda, Islanda, Israel, Italia, Giappone, Kazakistan, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Macedonia del Nord, Malta, Marocco, Mauritius, Messico, Moldavia, Monaco, Norvegia, Nuova Zelanda, Olanda, Panamá, Paraguay, Perù, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Repubblica Dominicana, Romenia, Russia, Serbia, Sudafrica, Svezia, Svizzera, Suriname, Trinidad y Tobago, Tunisia, Turchia, Ucraina, Uruguay, Vanuatu, Venezuela

Dall’11 gennaio 2024, un documento ufficiale prodotto in Canada dalle Autorità canadesi (ad esempio un certificato di nascita emesso in Ontario o un diploma di laurea del Manitoba) potrà essere “apostillato” – vale a dire dotato di Apostille – dalle Autorità canadesi competenti e sarà considerato valido anche in Italia, senza più doverne richiedere la legalizzazione al Consolato italiano competente.

L’Apostille assumerà la forma di un certificato rilasciato dalle Autorità canadesi e associato al documento cui si riferisce.
Le modalità per richiedere l’Apostille varieranno da Provincia a Provincia.

Le informazioni relative all’entrata in vigore della Convenzione sull’Apostille sono state rese da poco disponibili dalle autorità canadesi a questo link. Se ne raccomanda un’attenta lettura.